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ちょっとしたITによる業務効率化を行いました!


仕事の隙間時間に業務効率化をちょっとしたITで達成してみることにしました。

現場にいればこそ気付くことです。昔は数が多くなかったためて作業で行った方が早いような作業がいつの間にか大部の類型的な作業になっている、あるいは、なりつつあることがあります。

(1)フォルダの中に入っている複数(例えば30)のワードファイルすべてについて、ワンクリックで同名のPDFを作成し、同じフォルダに保存するプログラムを導入する。
⇒これで従来約30分の作業が1分でできようになりました。

(2)フォルダの中に入っている複数(例えば60)のワードファイルすべてについて、同名のフォルダを作成し、その中に各ワードファイルを移動させるプログラムを導入する。
⇒これで従来約60分の作業が30秒でできようになりました。

(3)正規表現による検索式と置換を用いて、複数(例えば30)のファイルのファイル名を同じ規則によりリネームするソフトを導入する。
⇒これで従来約30分の作業が2分でできるようになりました。

実装のテストを含め全部で3時間ほどかかった気がします。これからマニュアルに記述しなおすのでさらに3時間ほど、どこかで時間投資する必要があります。

これらを既存の業務量や業務フローを前提に、既導入のプログラムやソフトと組み合わせると、年間で120時間、3年間で360時間の労力は節約できそうです。しかも、こちらの方がある意味正確性が増します。もちろん、技に溺れてはいけませんので、標語的にいえば、全自動化はせずに、途中あるべき確認が入るような半自動化を目指します。

こういう努力によって、気合や根性ではなく、すいすいと各人の、あるいは、総体的にいえば事務所全体のパフォーマンス(スピードや正確性)を飛躍的に向上させることができ、浮いた時間でより気を遣うべきところ、バリューを出すべきところに時間を使うことができそうです。このように、ひいてはお客様にもメリットが大きいことが見込まれます。

気合や根性ではせいぜい10%や20%のスピードアップはできますがその分正確性を犠牲にすることもあります。しかし、ちょつとしたITの活用で、正確性を高めつつ、スピードを何百%も向上させることができたりもします。

もちろん、特許事務には、1件1件丁寧な作業が必要なことも多いのですが、だからこそ、そのようなものにこそ時間をかけることができるように、プログラムやソフトによるメリットが大きい場合にはそれを利用しない手はないといえます。もちろん、このようなプログラムやソフトを導入し活用できるのは、予見可能性の高い安定した業務フローがあるからこそなのですが。


何年も業務を行ううちに、業務フローがより体系的になるか、それとも、例外処理だらけのばらばらなものになるかは、まさにやり方次第なんだけど、日々の努力が必要ですね。
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